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Une méthode simple et efficace pour réduire vos réclamations

Une méthode simple et efficace pour réduire vos réclamations

Pour une administration municipale, il peut s’avérer très judicieux d’agir concrètement sur la réduction des risques liés à ses activités. En effet, une gestion proactive des risques comporte de nombreux avantages pour les municipalités, dont l’augmentation de la sécurité des biens et des personnes, une meilleure stabilité financière, la réduction des imprévus, la conformité aux lois et aux normes ainsi que le renforcement auprès de ses citoyens de son image, de sa réputation et de la satisfaction.

Pour établir votre plan de gestion des risques, nous vous suggérons d’utiliser une méthode éprouvée comportant quatre grandes étapes simples à mettre en œuvre. Comme l’illustre très bien le schéma ci-dessous, l’implantation d’un processus de gestion des risques efficace au sein de votre administration municipale nécessitera un engagement continu des parties prenantes.

Une méthode simple et efficace pour réduire vos réclamations

Découverte et identification : pouvoir déceler et rapporter les risques
La première étape consiste à faire l’inventaire des différents risques présents dans vos activités et à les répertorier dans un registre des risques. Pour vous assurer d’obtenir un portrait fidèle, il est essentiel de solliciter la participation de vos employés, puisqu’ils sont au fait des risques présents dans leurs champs d’action respectifs. Diverses techniques pour inventorier vos principaux risques existent. Par exemple, vous pourriez avoir recours à un audit, une analyse de scénarios, une table de travail, ou encore, à des groupes de discussion. Ce qui importe, c’est d’engager les parties prenantes dès les premières phases du processus.

Mesure et analyse : savoir évaluer la fréquence et la sévérité des risques
Une fois le registre des risques complété, vous aurez un portrait sommaire des risques existants dans votre organisation. Vous pourrez en faire une analyse quantitative selon deux paramètres : la probabilité (fréquence) et la gravité (sévérité) de chaque risque, ce qui vous permettra de prioriser les risques. En effet, pendant votre phase d’analyse, certains risques apparaîtront comme plus ou moins probables (fréquence) et auront des conséquences plus ou moins fâcheuses (sévérité). C’est la combinaison de ces deux facteurs qui vous permettra de prioriser vos actions.

Cette méthode peut s’appliquer à n’importe quels risques qu’ils soient opérationnels, financiers, stratégiques ou autre. La matrice de gestion des risques permet de clarifier les concepts, elle offre davantage de rigueur que « l’instinct de tout un chacun » et elle dresse les bases pour élaborer votre plan de gestion des risques.

Traitement des risques : élaborer des mesures préventives
Après l’analyse des risques viennent les décisions sur la façon de les traiter. Typiquement, il y a quatre étapes à respecter. Tout d’abord, il y a l’inventaire des options en fonction de vos objectifs qui peuvent être d’éviter ou d’éliminer le risque, de réduire sa probabilité et/ou sa gravité, de le transférer ou de l’accepter tel quel. Ceci vous permettra ensuite d’analyser ces options en fonction de leurs coûts et de leur efficacité. Par la suite, vous pourrez implanter les solutions et les mesures retenues. Finalement, il conviendra de contrôler l’efficacité des mesures.

Surveillance et contrôle : faire les suivis et évaluer l’efficacité
Il est nécessaire de mesurer régulièrement l’efficacité d’un plan de gestion des risques et des mesures préventives implantées. En effet, les mesures peuvent être mal appliquées ou encore désuètes puisque les risques évoluent.

Pour en apprendre davantage sur le processus de gestion des risques municipaux ainsi que sur les outils en la matière, consultez le Guide des meilleures pratiques en gestion des risques ou communiquez avec notre Service de la gestion des risques.

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Écrit par

Antoine Pleau-Trottier

Me Antoine Pleau-Trottier

Superviseur, Service de la gestion des risques

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