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Misez sur « l’organisation préventive » lors de vos événements

Misez sur « l’organisation préventive » lors de vos événements

Organiser des événements sportifs, culturels et autres est le moyen privilégié par certaines administrations pour promouvoir les attraits de leur municipalité. Selon la diversité des activités et les personnes impliquées, organiser un événement sécuritaire exige une minutieuse planification et la collaboration de nombreux intervenants afin d’éviter de voir sa responsabilité engagée et ses biens endommagés.

Anticiper et inventorier les risques

Un plan de gestion des risques doit être préparé au stade préliminaire de l’organisation. L’élaboration d’une liste exhaustive des risques, allant du préjudice corporel au vol d’un appareil en passant par un caprice de Dame nature, est essentielle pour prévenir les situations problématiques et assurer la sécurité des personnes.

Concrètement, votre plan de gestion des risques doit déterminer pour chacun des risques anticipés, leurs probabilités et sévérités, ainsi que les actions à mettre en œuvre pour les prévenir.

Planifier et déléguer

La prochaine étape consiste à mettre en place votre plan organisationnel et votre échéancier. Ceux-ci permettent de déléguer efficacement les différentes responsabilités essentielles à la livraison d’un événement de grande qualité.

Également, lors de cette phase, une gestion contractuelle rigoureuse est de mise. En effet, vous n’aurez pas le temps de tout recommencer si plusieurs de vos collaborateurs modifient les termes de leur implication à l’approche de l’échéance.

S’adapter et s’informer

Portez une attention particulière à l’aménagement du site et aux installations temporaires avec lesquelles vous êtes moins familiers. En effet, les chapiteaux, le matériel scénique et les autres équipements à utilisation temporaire sont une source additionnelle de risque et devraient être montés par des professionnels. Par conséquent, les contrats de location des chapiteaux devraient inclure l’installation.

Selon la programmation et l’affluence anticipée, adaptez le site aux besoins de l’événement. Surtout, informez-vous des exigences réglementaires entourant les activités et les infrastructures : dépendamment des activités planifiées, ces exigences peuvent notamment provenir du Code de sécurité (gaz, électricité) qui découle de la Loi sur le bâtiment, mais aussi de la réglementation entourant la distribution alimentaire, la consommation d’alcool, etc. Planifiez aussi vos besoins en matière de services de sécurité et de premiers soins.

Durant un événement, il y a toujours des surprises, même pour les organisateurs! Toutefois, avec une bonne préparation, il sera plus facile de limiter l’impact des surprises.

Un événement organisé à la dernière minute comporte des risques accrus

La phase de préproduction est garante de la qualité d’un événement! Consacrez-y au moins autant d’énergie et de ressources que celles dédiées à la livraison de l’événement lui-même. Finalement, pour que votre événement ne laisse aucun mauvais souvenir, veillez à en planifier les moindres détails et gardez-vous une marge de manœuvre suffisante en cas d’imprévus. Dès l’élaboration du projet, vérifiez auprès de votre courtier si les activités planifiées sont couvertes par votre contrat d’assurance. Pour de plus amples renseignements, les membres de La Mutuelle des municipalités du Québec peuvent contacter son service de la gestion des risques.

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Écrit par

Peggy Powers

Conseillère en gestion des risques | Sports et loisirs

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