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L'amélioration continue dans la gestion des permis et des certificats

En mai dernier, la Vice-présidence à la vérification de la Commission municipale du Québec publiait son premier rapport d’audit de performance, portant sur la gestion des permis et des certificats dans cinq municipalités. Les constats et les recommandations issus de cet audit, bien qu’ils concernent plus particulièrement les cinq municipalités auditées, peuvent inspirer toutes les municipalités du Québec qui désirent améliorer leurs pratiques de gestion des permis et des certificats, et ce, afin d’y apporter des changements positifs et durables.

Pourquoi un audit de performance portant sur la gestion des permis et des certificats?

L’audit de performance vise à mesurer si les municipalités auditées remplissent leur mission de façon optimale, en utilisant les ressources disponibles avec efficacité, efficience et économie. Un tel audit est mené en tenant compte de la conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives applicables. Les audits que nous menons s’inscrivent dans une perspective d’amélioration continue et visent notamment à optimiser la gestion des activités de la municipalité.

L’amélioration continue dans la gestion des permis et des certificats

Vu l’importance des enjeux liés à l’aménagement et à l’urbanisme, en plus des ressources humaines consacrées à l’activité de gestion des permis et des certificats par les municipalités, il importe de savoir si cette gestion est assurée de manière efficace et efficiente, tant pour les municipalités que pour leurs citoyens. Si la gestion des permis et des certificats comporte des lacunes, elle peut entraîner des impacts négatifs sur les services offerts aux citoyens, créer des iniquités entre ces derniers, voire leur causer préjudice. En contrepartie, une gestion efficiente des permis et des certificats permet une application adéquate des exigences réglementaires, ce qui favorise l’usage durable du territoire, la protection du patrimoine collectif et individuel, une cohabitation harmonieuse ainsi qu’une meilleure utilisation des ressources de la communauté et de la municipalité.

Ainsi, l’audit de performance portant sur la gestion des permis et des certificats avait pour objectif d’évaluer si les municipalités auditées assuraient le respect des exigences légales et réglementaires par des contrôles appropriés et si elles exerçaient cette activité avec efficience. Pour ce faire, l’information aux citoyens, la surveillance du territoire, l’analyse des demandes de permis et de certificats, les inspections, l’évaluation de la performance et la reddition de comptes ont été analysées par l’équipe d’audit de la Vice-présidence à la vérification.

Quelques constats et saines pratiques

Parmi les éléments sur lesquels s’est penchée l’équipe d’audit, plusieurs déficiences ont été constatées relativement à l’analyse des demandes de permis et de certificats, notamment :

  • des demandes de permis incomplètes (renseignements ou documents manquants par rapport aux exigences réglementaires);
  • des permis émis pour des travaux non conformes;
  • l’absence de grille d’évaluation ou de feuille de travail;
  • une documentation insuffisante des analyses;
  • aucun mécanisme de contrôle formel quant à la qualité du travail d’analyse des demandes

Les conséquences de ces déficiences sont multiples. Notamment, elles n’assurent pas le respect des exigences réglementaires, elles augmentent le risque d’erreurs d’analyse et elles peuvent avoir des répercussions financières sur les citoyens et la municipalité.

Sur le plan de l’information rendue disponible pour le citoyen, l’audit a relevé que les renseignements sont incomplets à plusieurs niveaux. Ils ne permettent pas toujours de savoir si un permis ou un certificat est nécessaire pour une situation donnée, ni la tarification et les sanctions en vigueur, les délais de traitement prévus ou la liste des documents et des renseignements à fournir. De plus, l’information fournie par la municipalité était parfois inexacte ou imprécise. Ces lacunes ne facilitent pas les démarches du citoyen ou le respect des exigences réglementaires. Fournir une information adéquate augmente les probabilités que le citoyen soit capable de répondre aux exigences de la municipalité sans faire appel à cette dernière, tout en réduisant les risques d’erreurs.

Finalement, l’audit a permis de constater une zone d’amélioration potentielle en ce qui a trait à la performance et à la reddition de comptes de la gestion des permis et des certificats. D’abord, la municipalité devrait planifier, en définissant, par rapport à son contexte, les résultats attendus de cette activité au moyen d’objectifs, de cibles et d’indicateurs pertinents et réalistes. C’est au regard de ces indicateurs et de ces cibles que devraient être élaborés une norme de service et des outils de travail. Cela permettrait d’encadrer le travail des fonctionnaires et de collecter une information de gestion pertinente. Le traitement de cette information de gestion faciliterait l’évaluation de l’efficacité et de l’efficience de la gestion des permis et des certificats, l’amélioration continue de celle-ci et la réalisation d’une reddition de comptes pertinente pour le conseil municipal.

Toutes les municipalités peuvent s’inspirer des constats et des recommandations de la Vice-présidence à la vérification de la Commission pour améliorer la gestion des permis et des certificats. Pour prendre connaissance de tous les constats formulés à la suite de cet audit ainsi que des onze recommandations qui y sont associés, consultez le rapport complet ICI.

Ce qu’il faut retenir en plus de cet audit

Les activités relatives à la gestion des permis et des certificats qui ont été auditées sont interreliées et doivent être cohérentes entre elles. Une norme de service et l’ajout de procédures formelles sont des outils permettant de favoriser l’atteinte de plusieurs objectifs tout en permettant de mieux gérer la qualité des analyses et des inspections.

Finalement, un audit de performance, c’est l’occasion de s’améliorer!

 

Le Service de la gestion des risques met à la disposition des membres de la MMQ de nombreux outils pour prévenir les risques en matière d’émission de permis et de certificats, dont des fiches de prévention et des fiches modèles.

Visitez la page dédiée à la gestion des risques en urbanisme et environnement pour télécharger tous les outils disponibles.

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Écrit par

Vicky Lizotte

Vicky Lizotte

Vice-présidente à la vérification, Commission municipale du Québec

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