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Nouvelles mesures pour les soumissions découlant d’un processus d’appel d’offres

Nouvelles mesures pour les soumissions découlant d’un processus d’appel d’offres

Le 2 avril dernier, la ministre de la Santé et des Services sociaux a pris l’arrêté ministériel 2020-014, lequel apporte des solutions pratiques à certains enjeux touchant le monde municipal en raison de l’état d’urgence sanitaire actuelle, notamment à l’égard du formalisme entourant l’ouverture des soumissions.

Disposition de cet arrêté relative à l’ouverture des soumissions :

« (…)
QUE pour tout organisme assujetti aux règles de passation des contrats applicables au secteur municipal, l’ouverture des soumissions s’effectue en présence de deux témoins qui n’ont aucun intérêt dans le contrat, et ce, sans la présence de ceux qui ont soumissionné ou de tout autre public, et que l’organisme produise un enregistrement audiovisuel de l’ouverture des soumissions qu’il rend disponible, dès que possible, dans le système électronique d’appel d’offres;
(…) »

Rappelons d’abord que tout organisme assujetti aux règles de passation des contrats applicables au secteur municipal en vertu du Code municipal du Québec (R.L.R.Q., CH. C-27.1) et à la Loi sur les cités et villes (R.L.R.Q., CH. C-19) avait l’obligation de procéder publiquement à l’ouverture des soumissions découlant d’un processus d’appel d’offres devant deux témoins. L’arrêté modifie donc cette exigence en la remplaçant maintenant par une ouverture de soumissions effectuée en présence de seulement deux témoins n’ayant aucun intérêt dans le contrat et l’obligation de produire un enregistrement de la séance d’ouverture qui doit ensuite être rendu public.

Suivant nos discussions avec le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation (MAMH), les employés municipaux peuvent procéder à l’ouverture des soumissions, dans la mesure où ils n’ont aucun intérêt dans le contrat, mais l’ouverture des soumissions par des personnes n’ayant aucun lien avec la municipalité devrait être privilégiée, dans la mesure du possible.

Afin d’assurer la transparence du processus, l’organisme municipal doit produire un enregistrement audiovisuel de l’ouverture des soumissions qu’il doit rendre disponible, dès que possible, dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO).

D’un point de vue pratique, l’enregistrement peut être fait par tout moyen à la disposition de la municipalité, dont par l’entremise d’un téléphone cellulaire. Aussi, il est recommandé que les personnes chargées de l’ouverture des soumissions expliquent clairement dans l’enregistrement le processus entrepris et qu’elles démontrent que les enveloppes reçues étaient bien scellées préalablement à leur ouverture. Des règles de distanciation sociales devraient également être observées.

Pour ce qui est du dépôt de l’enregistrement sur le SEAO, une configuration particulière est prévue afin d’assurer le téléchargement de la captation sur le site. En cas de difficulté, vous pouvez vous référer au service à la clientèle du SEAO. Dans tous les cas, nous vous recommandons de conserver les enregistrements à titre de référence.

Enfin, bien que l’arrêté ministériel ne l’oblige pas, il est recommandé de rendre disponible une copie de l’enregistrement ainsi que le procès-verbal de l’ouverture des soumissions sur le site Web de votre organisation municipale.

Si vous avez des questions ou des commentaires relativement à cet arrêté ministériel, n’hésitez pas à communiquer avec le Service d’assistance juridique FQM/MMQ.

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Écrit par

Me Antoine Bouffard

Me Antoine Bouffard

Coordonnateur, Service d’assistance juridique FQM/MMQ

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