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Accès à l’information : le traitement des écrits préalables aux décisions du conseil municipal

Il n’est pas rare que la personne responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la Loi) dans une municipalité reçoive une demande en lien avec les documents déposés lors d’une séance du conseil municipal. Mais qu’en est-il des documents rédigés préalablement à ces séances? Comment traiter, par exemple, les procès-verbaux des comités pléniers?

Rappelons tout d’abord le principe général qui veut que tous documents déposés dans les archives de la municipalité soient publics[1]. Ainsi, toute personne qui en fait la demande doit y avoir accès. En ce qui a trait aux documents relatifs à une décision administrative ou politique, les articles 30 et suivants de la Loi prévoient les circonstances dans lesquelles la municipalité pourra faire le choix de refuser la communication.

Le comité plénier

Plusieurs municipalités ont l’habitude de tenir un « comité plénier », réunion à huis clos où sont présents les membres du conseil, la direction générale, le service du greffe et, sur invitation, certaines directions de services pour la présentation de dossiers plus spécifiques. Ces comités pléniers sont souvent préalables à la tenue des réunions du conseil municipal et servent à discuter plus librement des décisions qui seront prises ultérieurement.

Lors de ces rencontres, il est fréquent qu’une des personnes présentes dresse un procès‑verbal afin de faire un résumé des délibérations et des orientations prises en vue d’une séance publique du conseil municipal. Considérant cela, est-ce qu’une municipalité peut refuser l’accès à ce procès-verbal?

La loi

L’article 35 de la Loi prévoit ce qui suit :

  1. Un organisme public peut refuser de communiquer les mémoires de délibérations d’une séance de son conseil d’administration ou, selon le cas, de ses membres dans l’exercice de leurs fonctions, jusqu’à l’expiration d’un délai de quinze ans de leur date.

Nous tenons à mettre l’accent sur les termes utilisés. Ce dernier parle de mémoires de délibérations. De par sa nature, le procès-verbal n’est pas visé par cet article. La Commission d’accès à l’information (la Commission) considère que ce qui est protégé est plutôt « ce qui est délibératif, afin d’assurer aux décideurs une entière liberté dans leur prise de décision. Cette notion vise les discussions tenues en vue d’en arriver à une décision, à l’exclusion des décisions elles-mêmes et des éléments d’information purement factuels qui peuvent s’y référer[2] ».

Le fait que le conseil se réunisse à huis clos importe peu aux yeux de la Loi. C’est la nature des propos qui sont recueillis qui décidera du caractère « confidentiel » ou non du document en question.

Or, selon les propos mêmes de la Commission repris précédemment, l’article 35 de la Loi ne saurait être applicable dès lors que les discussions sont en lien avec une décision qui sera prise en séance du conseil. Rappelons que les délibérations des séances du conseil municipal ne sont pas visées par l’article 35, les séances étant publiques.

Partant de la prémisse que le conseil ne parle que par voie de résolution et que les discussions en vue d’arriver à une décision, sont publiques, tous les éléments du procès‑verbal du comité plénier, en lien avec ces décisions, font accessoirement partie des délibérations.

Notons toutefois que certaines décisions, selon les circonstances, nuancent cette position. Certains auteurs prétendent que l’article 35 de la Loi s’applique implicitement aux mémoires des délibérations des séances des comités ou des commissions qui peuvent être constitués par le conseil municipal[3].

Il n’en demeure pas moins que le traitement des demandes d’accès en lien avec les décisions politiques peut s’avérer fort complexe. La nature des documents et des propos ainsi que le contexte dans lequel ces derniers sont rédigés étant différents d’une fois à l’autre, l’application de l’article 35 est une question de fait[4].

Pour toute question à ce sujet, nous vous invitons à communiquer avec un avocat du Service d’assistance juridique FQM/MMQ.

 

[1] R.L.R.Q. c. A-2.1, art. 9
[2] M.L. c. Municipalité A, [2017] QCCAI 69, par. 29.
[3] DUPLESSIS Yvon et HÉTU Jean, L’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, 3 v., Publications CCH Ltée., 2001, 3.3.6.
[4] Ferahian c. Ville de Westmount, [1990] CAI 1, 5.

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Écrit par

Nos conseillers

Me Olivier Trudel

Avocat | Service d’assistance juridique FQM/MMQ

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